La importancia de la gestión económica y administrativa en el uso de fondos públicos
Ante la importancia de una correcta gestión económico-administrativa de fondos públicos, a continuación se detallan algunas claves para garantizar el éxito y cumplir, no solo con la compleja normativa de las administraciones públicas, sino también para maximizar el resultado de las actuaciones innovadoras y minimizar riesgos que conlleven consecuencias legales y financieras para las entidades beneficiarias.
La actividad innovadora de las empresas, organismos de investigación y centros tecnológicos es, en sí misma, una actividad de elevado riesgo técnico-económico. En este contexto, los fondos públicos, no son sólo un derecho para dichas entidades, sino que constituyen una herramienta fundamental y muy interesante para poder acometer actuaciones innovadoras (Inversiones tecnológicas, productivas e I+D+i), minimizando los riesgos y optimizando plazos, recursos y resultados.
Sin embargo, el acceso a estos fondos públicos, a menudo, no resulta fácilmente accesible y se ha convertido en un auténtico laberinto para las entidades beneficiarias. Esta situación se ha visto aún más agravada en los últimos años, tras la pandemia de la Covid-19 y con la puesta en marcha del nuevo presupuesto europeo plurianual 2021-2027.
La gestión de los fondos públicos, independientemente de su origen, exige el máximo rigor en todas las fases de aplicación: desde la solicitud de las ayudas, hasta la fase de seguimiento y justificación técnico-económica de las actividades financiadas, sin olvidar la fase de resolución pública, alegaciones y aceptación de estas.
Es por ello que, con independencia de la experiencia y conocimiento técnico de las entidades beneficiarias, es fundamental prestar la máxima atención a los procedimientos y trámites económico-administrativos que acompañan a cualquier proceso de certificación de los gastos e inversiones realizadas ante la administración pública gestora, que pueden variar en función de ésta y del programa de ayudas al que hayamos concurrido.
Claves para garantizar una correcta gestión económica y administrativa
Con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la compleja normativa que delimita los usos y obligaciones derivadas de la gestión de fondos públicos, se hace necesario disponer de un equipo técnico cualificado y con experiencia que garantice el éxito de la gestión económico-administrativa, minimizando el riesgo asociado que, en muchas ocasiones, puede generar penalizaciones y obligaciones de reintegro -parciales o totales- de las ayudas obtenidas.
Aunque cada entidad gestora y programa de ayudas es diferente al resto, sí hay algunos aspectos a tener en cuenta que resultan útiles de cara a una correcta gestión económico-administrativa de los fondos públicos por parte de los beneficiarios:
- Establecer procedimientos para garantizar la adecuada gestión y contabilización de los gastos vinculados a los proyectos y/o actuaciones financiadas y/o subvencionadas.
- Afrontar la gestión económico-administrativa desde una visión general de la empresa o entidad en cuestión.
- Llevar a cabo un seguimiento continuo de los gastos e inversiones durante la ejecución de la actuación elegible, lo cual facilita su control y contabilización, evitando el poco periodo de ejecución de las mismas.
- Disponer de herramientas específicas para la gestión de costes y el control de los recursos disponibles.
- Adaptar protocolos internos de la entidad beneficiaria a los requisitos concretos de la ayuda percibida para facilitar la gestión documental de toda la información necesaria para su óptima justificación.
- Mantener actualizada una cartera de entidades auditoras inscritas en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas) con experiencia contrastada en justificaciones técnico-económicas de actividades de innovación y auditorías de gastos e inversiones, cuyo rol en estas certificaciones es clave para garantizar los cobros de las ayudas obtenidas.
- Conocer y experimentar las plataformas telemáticas justificativas, cada día más complejas y exigentes.
Este conjunto de actuaciones adquiere aún más valor en el caso de actuaciones con una mayor complejidad en la gestión, como pueden ser las grandes actuaciones colaborativas en las que participan agrupaciones de entidades de distinta naturaleza (empresas, centros de investigación, asociaciones, etc.) y aquellas de naturaleza plurianual con certificaciones intermedias.
De esta forma, si el planteamiento del beneficiario es correcto y se asumen estas pautas previas, se podrá maximizar el resultado, minimizar los riesgos y evitar incumplimientos y obligaciones de reintegro que merman la rentabilidad de la actuación ejecutada y de sus resultados. Sin duda, evitar errores en la gestión económico-administrativa, facilita el cobro de las ayudas asignadas y mejora el posicionamiento de la entidad ante la administración gestora de cara a futuras solicitudes.
Implementar estos mecanismos y herramientas en el seno de una organización no es tarea fácil, pero se puede lograr modificando algunos procedimientos internos y dedicando recursos a la formación y capacitación del personal.
¿Por qué es importante?
Una buena gestión económico-administrativa de fondos públicos debe poner el foco, principalmente, en el cumplimento de las leyes y normativas vigentes que los rigen ya que, de lo contrario, puede acarrear consecuencias legales y financieras para las entidades beneficiarias.
Además, es fundamental no perder de vista el principio de transparencia; y es que una correcta gestión de dichos fondos es esencial para garantizar que los recursos se utilicen de manera eficiente y efectiva, en beneficio del conjunto de la sociedad.
Las entidades beneficiarias deben, por tanto, dar a conocer cómo se utilizan los fondos públicos que reciben por medio de la presentación de informes detallados y la documentación adecuada para demostrar que los recursos se han destinado de acuerdo con los objetivos y las normativas establecidas. Hecho que, además, es clave para garantizar la confianza pública en las instituciones y dar a conocer el impacto de los fondos.
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